La plupart des entreprises cotisent auprès d’un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) pour la formation professionnelle. Ce même organisme peut ensuite prendre en charge tout ou partie des formations suivies par des salariés de l’entreprise en Action continue de formation, Droit Individuel à la Formation (DIF) ou Congé Individuel de Formation (CIF).
Mulot Déclic vous aide avant, pendant et après la formation professionnelle en informatique pour effectuer les démarches de façon carrée.
Demander la prise en charge à l’OPCA avant le début de la formation
Selon les OPCA, soit l’entreprise n’a pas d’argent à verser car l’OPCA verse directement l’argent dû à l’organisme de formation, soit l’entreprise paye l’organisme de formation et se fait rembourser par l’OPCA.
Quelque soit le mode de prise en charge, il est important de contacter son OPCA avant de démarrer toute formation car :
- d’une part l’OPCA peut accepter ou refuser une demande de prise en charge ;
- d’autre part les démarches doivent être faites de façon rigoureuse pour qu’il n’y ait ni contretemps ni mauvaise surprise dans la procédure de prise en charge.
Attention : pour que la formation soit financée par votre OPCA, le formateur doit être un organisme de formation déclaré, comme l’est Mulot Déclic.
Résumé des démarches à suivre
- Contacter votre RH ou OPCA pour connaitre votre crédit formation
- Obtenir de l’OPCA le formulaire de demande de prise en charge
- Obtenir une proposition de convention de formation
- Envoi de votre dossier de demande à l’OPCA
- L’OPCA étudie votre demande et donne son accord par écrit
- Vous suivez l’action de formation professionnelle
- Après la formation, envoi des pièces à l’OPCA
- Suivi du dossier auprès de l’OPCA
1. Contacter votre responsable RH ou votre OPCA pour connaitre votre crédit formation
La première étape est de savoir si vous en tant qu’employé ou votre entreprise avez droit à une prise en charge de votre formation et pour combien d’heures. Cela dépend de nombreux paramètres : votre ancienneté, le nombre de salariés de la société, temps plein / temps partiel, de combien d’heures de formations vous avez consommé les années passées et en cours, etc. Selon les entreprises, la réponse est à trouver auprès de la direction des ressources humaines, de l’expert comptable ou directement de l’OPCA. Si vous appelez votre OPCA le plus simple est d’avoir sous la main votre numéro d’adhérent.
Cliquez ici pour connaitre les coordonnées des OPCA.
2. Obtenir de l’OPCA le formulaire de demande de prise en charge
Chaque OPCA a son propre formulaire qui est le plus souvent à télécharger sur le site de l’OPCA. Sinon votre OPCA vous le transmettra par fax ou courrier sur simple demande. Avant de vous l’envoyer, certains OPCA vous demanderons de leur fournir le reçu libératoire ou quitus prouvant que l’entreprise a bien versé sa taxe de formation professionnelle.
3. Obtenir de votre organisme de formation, une proposition de convention de formation
Vous appelez l’organisme de formation, par ex. Mulot Déclic, pour établir le programme de formation et ses objectifs, discuter des modalités de formation et établir une proposition de convention de formation. Cette proposition incluera également toutes les informations nécessaires pour remplir le formulaire de demande de prise en charge pour l’OPCA.
4. Envoi de votre dossier de demande à l’OPCA
Vous envoyez votre dossier de demande de prise en charge à votre OPCA en incluant :
- le formulaire de demande de prise en charge
- la proposition de convention de formation signée par les deux parties
5. L’OPCA étudie votre demande et donne son accord
Votre OPCA analyse le dossier reçu et émet un avis favorable ou défavorable. Cette étude peut prendre plusieurs semaines. N’hésitez pas à vérifier qu’ils l’ont bien reçu et à obtenir un délai approximatif de traitement. Attention l’attente peut être particulièrement longue entre octobre et décembre, période pendant laquelle il y a le plus de demandes.
L’accord de votre OPCA doit vous être indiqué par écrit. Il est le plus souvent également transmis à l’organisme de formation de votre choix.
=>Après réception de l’acceptation, la formation peut commencer !
6. L’action de formation professionnelle
A chaque séance de formation, une feuille de présence doit être signée par le ou chaque stagiaire. La feuille de présence doit faire apparaître le nom du stagiaire, la date du jour, le nombre d’heures pour lesquelles vous signez votre journée, les coordonnées de la société cliente (la société du stagiaire), les coordonnées de l’organisme de formation. La feuille de présence est également signée par le formateur.
=> Vous n’avez plus rien à faire si la prise en charge inclut le paiement direct par l’OPCA à l’organisme de formation.
7. Après la formation, envoi des pièces à l’OPCA
Si la prise en charge inclut le paiement direct par l’OPCA à l’organisme de formation : c’est l’organisme de formation qui envoie les pièces suivantes à l’OPCA
Si l’entreprise a payé l’organisme de formation et veut se faire rembourser par l’OPCA : l’organisme de formation doit vous fournir toutes les pièces et l’entreprise doit envoyer les documents à l’OPCA
Les pièces à réunir et à envoyer à l’OPCA :
- La feuille de présence dument signée pour chaque jour de formation.
- La convention de formation signée
- Le programme de formation
- La facture émise par l’organisme de formation qui doit détailler la prestation effectuée en indiquant le total d’heures de formation, le sujet de la formation, le nombre de jours.
8. Suivi du dossier auprès de l’OPCA
Si vous demandez le remboursement : comme toujours il est bon de s’assurer une semaine après l’envoi des pièces, auprès d’eux que votre dossier a bien été reçu et qu’il est complet.
Mulot Déclic vous accompagne dans vos démarches avec l’OPCA
Mulot Déclic vous aide avant, pendant et après la formation pour effectuer les démarches de façon carrée. Renseignez-vous sur nos formations informatiques.